Самые эффективные системы для работы с документооборотом

30.09.2020 19:06

Самые эффективные системы для работы с документооборотом

Работа с документацией занимает важную роль в любой отрасли. Переход в электронную плоскость, с одной стороны, упростил процесс, а с другой – добавил огромное количество новых отчетов и формальностей. Лучшие СЭД-системы помогут добиться максимально эффективной организации управления и изменения документов. Особенно это актуально на этапе взаимодействия между представителями разных служб, департаментов, отделов, ведь от слаженности в действиях персонала зависит результат работы всего предприятия.

Довольно часто можно услышать, как понятия СЭД и ЕСМ (Enterprise Content Management) представляют в качестве синонимических продуктов. На самом деле, это не совсем так, хотя и грубой ошибкой не считают. Дело в том, что ЕСМ не ограничивается опциями с документооборотом. В этом случае речь идет о работе с различными видами информации и ее передачи в руки соответствующих сотрудников. Впрочем, функционал все же очень близок, поэтому системы часто называют тождественными и принимают за одно и то же.

При выборе СЭД-системы важно понимать ее возможности и преимущества либо недостатки по сравнению с конкурентами. Клиент, в первую очередь, заинтересован в улучшении бизнес-процессов, поэтому для него главное соответствие исполнителя ожидаемым требованиям. Не стоит забывать, что стоит работать только с компаниями, которые не вызывают сомнений и подозрений, имеют патенты, лицензии, сертификаты и все необходимые атрибуты надежного партнера и производителя ИТ-решений.

Оптимальный набор функций включает около полутора десятка опций, включая установку на свой сервер, графовую базу данных, создание документов по шаблону, регистрацию из имейла, работу со справочниками и словарями, делегирование полномочий, поиск задач и поручений, средства мониторинга процессов в системе и многое другое. Конечно, даже ведущие продукты не всегда могут похвастаться всем перечнем, но львиная доля возможностей у представителей топ-10 систем присутствует.

Говоря о лидирующих системах, подразумеваем, преимущественно, российские СЭДы, такие как ДЕЛО, ТЕЗИС, 1С:Документооборот, Е1 Евфрат, НауДок. В рейтинге только SharePoint не является разработкой компании из РФ – это детище американского гегемона Microsoft. Впрочем, не стоит спешить с выводами и еще до сравнения утверждать, что безоговорочную победу в противостоянии одержит продукт из США.

© «Алтай Экстрим» 2008-2019

Условия использования информации | Настоящий ресурс может содержать материалы 16+

© «Алтай Экстрим» 2008-2020

Условия использования информации | Настоящий ресурс может содержать материалы 16+

Карта сайта | Контактные данные